关于印发《认证机构及认证培训、咨询机构审批登记与监督管理办法》的通知

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关于印发《认证机构及认证培训、咨询机构审批登记与监督管理办法》的通知

国家认证认可监督管理委员会


关于印发《认证机构及认证培训、咨询机构审批登记与监督管理办法》的通知
国认可联[2002]21号



各直属出入境检验检疫局,各省、自治区、直辖市、计划单列市、新疆生产建设兵团质量技术监督局、工商行政管理局、外经贸委(厅、局):
为了落实《国务院办公厅关于加强认证认可工作的通知》(国办发[2002]11号)要求,加强对认证机构及认证培训、咨询机构的监督管理,规范认证市场,国家认证认可监督管理委员会、国家质量监督检验检疫总局、国家工商行政管理总局、对外贸易经济合作部联合制定了《认证机构及认证培训、咨询机构审批登记与监督管理办法》,现印发你们,请遵照执行。
对已经设立的认证机构及认证培训、咨询机构的整顿和规范工作将按照国务院的有关规定另行通知。已经依法设立的认证机构及认证培训、咨询机构应当按本办法规定的要求于2002年7月31日之前重新登记,逾期未办理的,不得继续开展相关的经营活动。


附件:认证机构及认证培训、咨询机构审批登记与监督管理办法

二○○二年四月二日



中国国家认证认可监督管理委员会
中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局
中华人民共和国国家工商行政管理总局
中华人民共和国对外贸易经济合作部

认证机构及认证培训、咨询机构审批登记与监督管理办法

第一章 总则

第一条 为加强对认证机构及认证培训、咨询机构的监督管理,规范认证市场,依据国家有关法律法规、国务院有关规定和我国认证认可工作的具体情况,制定本办法。
第二条 本办法所称认证机构,是指对产品、服务、管理体系按照技术法规和标准进行合格评定活动的经营机构。
本办法所称认证培训机构,是指对认证审核员、认证检查员、认证咨询师、内部审核员等与认证相关的专业人员进行培训的经营机构。
本办法所称认证咨询机构,是指从事与认证相关的咨询服务的经营机构。
第三条 认证机构及认证培训、咨询机构应当遵守国家有关法律法规的规定,符合有关国际准则的要求,保证认证、认证咨询、认证培训工作的质量。
第四条 在中华人民共和国境内对从事与认证及认证培训、咨询有关经营性活动的机构进行审批、登记注册和监督管理适用本办法。

第二章 组织管理

第五条 国家认证认可监督管理委员会(以下简称国家认监委)统一管理、监督和综合协调全国认证认可工作, 履行以下职责:
(一)制定、发布并组织实施认证认可和合格评定的监督管理制度、规定;
(二)对认证机构及认证培训、咨询机构及其分支机构以及外国认证机构及认证培训、咨询机构在华常驻代表机构的设立进行审批;
(三)委托各直属出入境检验检疫局、各省、自治区、直辖市质量技术监督局对认证咨询机构的设立进行审查;
(四)对认证机构及认证培训、咨询机构及其分支机构、外商投资认证机构及认证培训、咨询机构设立的办事机构以及外国认证机构及认证培训、咨询机构在华设立的常驻代表机构实施监督,并对其违法行为依法进行查处,公布查处结果;
(五)授权国家认可机构对认证机构、认证培训机构、认证人员实施国家认可、注册制度;
(六)公布批准设立的认证机构及认证培训、咨询机构等的有关信息;
(七)受理对认证机构及认证培训、咨询机构的投诉并组织查处和对外公告。
第六条 各直属出入境检验检疫局、各省、自治区、直辖市质量技术监督局履行以下职责:
(一)受国家认监委委托对认证咨询机构及其分支机构以及外国认证咨询机构在华常驻代表机构在所辖地区的设立进行审查;
(二)在国家认监委的统一组织下对所辖地区的认证机构及认证培训、咨询机构及其分支机构、外商投资认证机构及认证培训、咨询机构设立的办事机构以及外国认证机构及认证培训、咨询机构在华设立的常驻代表机构实施监督管理。
第七条 国家认监委授权的国家认可机构履行以下职责:
(一)执行国家认证认可工作的方针政策;
(二)组织制订认可、注册准则与程序;
(三)对认证机构、认证培训机构和认证人员实施认可、注册;
(四)对认可的机构和注册的人员实施认可监督与管理。

第三章 认证机构和认证培训机构的审批与登记注册

第八条 设立认证机构应当具备以下条件:
(一)有固定的经营场所;
(二)有与其从事认证业务相适应的注册资本(金)、办公条件、人力资源和技术资源;
(三)符合有关认证机构要求的质量管理体系文件;
(四)法律法规及国家认监委依法规定的其他条件。
第九条 设立认证培训机构应当具备以下条件:
(一)有固定的经营场所;
(二)有与其从事业务相适应的注册资本(金)、培训教学设施、人力资源和办公条件;
(三)符合有关认证培训机构要求的质量管理体系文件;
(四)拥有自有(授权)的知识产权培训课程;
(五)法律法规及国家认监委依法规定的其他条件。
第十条 认证机构和认证培训机构的审批与登记注册按以下程序办理:
(一)申请者向国家认监委提出申请,提交书面申请报告并附相关证明材料;
(二)国家认监委在正式受理申请后60个工作日内决定是否批准。决定批准的,由国家认监委向申请者出具批准文件;
(三)申请者凭国家认监委出具的批准文件到工商行政管理部门依法办理登记注册。
第十一条 认证机构和认证培训机构可以设立非法人性质的分支机构,其审批与登记注册程序比照第十条的规定办理。

第四章 认证咨询机构的审批与登记注册

第十二条 设立认证咨询机构应当具备以下条件:
(一)有固定的经营场所;
(二)有与其从事业务相适应的注册资本(金)、办公条件、人力资源和技术资源;
(三)符合有关认证咨询机构要求的质量管理体系文件;
(四)法律法规及国家认监委依法规定的其他条件。
第十三条 认证咨询机构的审批与登记注册按以下程序办理:
(一)申请者向拟设立机构所在地省、自治区、直辖市质量技术监督局提出申请,提交书面申请报告并附相关证明材料;
(二)省、自治区、直辖市质量技术监督局在正式受理申请后60个工作日内对申请者进行审查,提出审查意见,报国家认监委审批;
(三)申请者凭国家认监委出具的批准文件到工商行政管理部门依法办理登记注册。
第十四条 认证咨询机构可以设立非法人性质的分支机构,其审批与登记注册程序比照第十三条的规定办理。

第五章 外商投资认证机构及认证培训、咨询机构
的审批与登记注册

第十五条 外商投资认证机构及认证培训、咨询机构(包括中外合资、合作机构和外商独资机构)应为有限责任公司,其设立除应当分别具备第八条、第九条、第十二条规定的条件外,注册资本不得低于35万美元,外方投资者还应当在所在国取得国家认可资格或者承认,并具有3年以上的相关服务经验。
2003年12月11日前暂不审批外资控股的认证机构及认证培训、咨询机构的设立申请,2005年12月11日前暂不审批外商独资的认证机构及认证培训、咨询机构的设立申请。
第十六条 外商投资认证机构和认证培训机构的审批与登记注册按以下程序办理:
(一)申请者向国家认监委提出申请,提交书面申请报告并附相关证明材料;
(二)国家认监委在正式受理申请后60个工作日内决定是否批准。决定批准的,由国家认监委向申请者出具批准文件;
(三)申请者在得到国家认监委的批准文件后,向所在地的省级外经贸主管部门呈报设立认证机构或认证培训机构的申请文件。省级外经贸主管部门初审后转报外经贸部。外经贸部依照国家有关外商投资的法律、法规对上报文件进行审批;
(四)申请者凭国家认监委出具的批准文件和外经贸部出具的批准证书到国家工商行政管理总局或其授权的地方工商行政管理局依法办理登记注册。
第十七条 外商投资认证咨询机构的审批与登记注册按以下程序办理:
(一)申请者向拟设立机构所在地直属出入境检验检疫局提出申请,提交书面申请报告并附上相关证明材料;
(二)直属出入境检验检疫局在正式受理申请后60个工作日内对申请者进行审查,提出审查意见,报国家认监委审批;
(三)申请者在得到国家认监委的批准文件后,向所在地的省级外经贸主管部门呈报设立认证咨询机构的申请文件。省级外经贸主管部门初审后转报外经贸部。外经贸部依照国家有关外商投资的法律、法规对上报文件进行审批;
(四)申请者凭国家认监委出具的批准文件和外经贸部出具的批准证书到国家工商行政管理总局或其授权的地方工商行政管理局依法办理登记注册。
第十八条 外商投资认证机构及认证培训、咨询机构可以设立非法人性质的分支机构,其审批与登记注册程序分别比照第十六条、第十七条的规定办理。
第十九条 外商投资认证机构及认证培训、咨询机构设立办事机构,应当按外商投资企业分支机构登记程序依法登记注册。
外商投资认证机构及认证培训、咨询机构办事机构只能从事与其所属机构经营范围相关的联络业务,不得从事经营活动。

第六章 外国认证机构及认证培训、咨询机构
在华常驻代表机构的审批与登记注册

第二十条 拟在中国境内设立常驻代表机构的外国认证机构及认证培训、咨询机构应当在所在国取得国家认可资格或者承认,并具有3年以上的相关服务经验。
第二十一条 外国认证机构和认证培训机构拟在中国境内设立常驻代表机构的审批和登记注册按以下程序办理:
(一)申请者向国家认监委提出申请,提交书面申请报告并附上相关证明材料;
(二)国家认监委在正式受理申请后60个工作日内决定是否批准。决定批准的,由国家认监委向申请者出具批准文件;
(三)申请者凭国家认监委出具的批准文件到国家工商行政管理总局或其授权的地方工商行政管理局依法办理登记注册。
第二十二条 外国认证咨询机构拟在中国境内设立常驻代表机构的审批和登记注册按以下程序办理:
(一)申请者向拟设立机构所在地直属出入境检验检疫局提出申请,提交书面申请报告并附上相关证明材料;
(二)直属出入境检验检疫局在正式受理申请后60个工作日内对申请者进行审查,提出审查意见,报国家认监委审批;
(三)申请者凭国家认监委出具的批准文件到国家工商行政管理总局或其授权的地方工商行政管理局依法办理登记注册。
第二十三条 外国认证机构及认证培训、咨询机构在中国设立的常驻代表机构不是认证及认证培训、咨询的经营机构,应当遵守《国务院关于管理外国企业常驻代表机构的暂行规定》(国发1980[272])的有关规定。
外国认证机构及认证培训、咨询机构在中国设立的常驻代表机构可在中华人民共和国境内从事非直接经营性活动,代表该机构进行其经营范围内的业务联络和介绍、市场调研、技术交流等业务活动。

第七章 监督管理

第二十四条 国家认监委对认证机构和认证培训机构(含外商投资认证机构和认证培训机构)及其分支机构、外商投资认证机构和认证培训机构的办事机构以及外国认证机构和认证培训机构在华常驻代表机构实施业务监督。
对认证机构和认证培训机构及其分支机构的监督包括:年度报告审查;对机构运作进行监督抽查;对有关认证企业、产品进行抽查。
对外商投资认证机构和认证培训机构的办事机构以及外国认证机构和认证培训机构在华常驻代表机构的监督包括:年度报告审查;对机构运作进行监督抽查。
国家认监委对认证机构及认证培训、咨询机构的投诉组织查处和对外公告。
第二十五条 各直属出入境检验检疫局、各省、自治区、直辖市质量技术监督局按照职责分工对认证咨询机构(含外商投资认证咨询机构)及其分支机构、外商投资认证咨询机构的办事机构以及外国认证咨询机构在华常驻代表机构实施监督,监督内容包括:年度报告审查;对机构运作进行监督抽查。
第二十六条 国家认监委授权的国家认可机构对已获得国家认可资格的认证机构、认证培训机构实施认可监督。
第二十七条 认证机构登记注册后,应当按照批准文件规定的要求和期限通过国家认监委授权的国家认可机构的评审、资格认可。
第二十八条 认证机构和认证咨询机构之间不得有任何利益关系。认证机构不得开展与认证有关的任何咨询业务。认证咨询机构不得开展任何认证业务,认证咨询机构的任何人员不得参与本机构两年内咨询的企业的认证审核活动。

第八章 罚则

第二十九条 对未经批准、未经登记注册擅自从事认证及认证培训、咨询经营性活动的,由国家认监委、工商行政管理等有关部门依法予以查处。
第三十条 被审批部门撤销批准资格的认证机构及认证培训、咨询机构及其分支机构、外商投资认证机构及认证培训、咨询机构的办事机构以及外国认证机构及认证培训、咨询机构在华常驻代表机构应当依法向工商行政管理部门申请办理变更登记或者注销登记。逾期不办理的,由工商行政管理部门依法予以查处。
第三十一条 认证机构及认证培训、咨询机构在设立过程中出具虚假证明,或者伪造有关批准文件的,依法追究相应的责任。
第三十二条 取得国家认可资格的认证机构和认证培训机构发生违反认可准则行为的由国家认可机构依照认可准则和程序进行处理,国家认监委实施监督。
第三十三条 认证机构及认证培训、咨询机构及其分支机构以及外国认证机构及认证培训、咨询机构在华常驻代表机构发生下列行为之一的,由国家认监委根据情节给予书面警告、暂停或者撤销批准资格的处理,触犯刑律的,移交司法机关处理:
(一)欺骗、误导性宣传;
(二)违反认证认可准则的要求;
(三)弄虚作假,有欺诈行为;
(四)从事损害认证公正性和有效性的活动,或者使用不正当的竞争手段;
(五)机构条件发生变化,不再符合本办法的要求;
(六)其他违反本办法规定的行为。
第三十四条 认证机构及认证培训、咨询机构以及外国认证机构及认证培训、咨询机构在华常驻代表机构的人员违反有关规定,具有国家认证人员注册资格的,由国家认可机构依照注册准则和程序进行处理;情节严重的,由国家认监委取消其认证行业从业资格并予以通报。触犯刑律的,移交司法机关处理。

第九章 附则

第三十五条 香港特别行政区、澳门特别行政区和台湾地区的申请者在中国其他省、自治区、直辖市设立合资、合作机构和独资机构从事认证及认证培训、咨询活动或者设立常驻代表机构从事与认证相关的联络业务比照本办法第五章、第六章的规定办理。
第三十六条 认证机构及认证培训、咨询机构变更与认证及认证培训、咨询有关的经营范围按本办法的规定到原审批部门办理变更审批,获得批准的,持批准文件到工商行政管理部门依法办理变更登记。
外商投资认证机构及认证培训、咨询机构更换合营方或者变更与认证及认证培训、咨询有关的经营范围按本办法的规定到原审批部门办理变更审批,获得批准的,持批准文件和批准证书到工商行政管理部门依法办理变更登记。
第三十七条 国家认监委按本办法规定出具的批准文件在中华人民共和国境内有效。
第三十八条 本办法规定提交的各类申请文件以中文为准。
第三十九条 本办法规定的审批收费按国家有关规定执行。
第四十条 本办法由国家认证认可监督管理委员会、国家质量监督检验检疫总局、国家工商行政管理总局、对外贸易经济合作部按职责分工负责解释。
第四十一条 本办法自二○○二年五月一日起施行。


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河北省国土资源厅关于印发《河北省土地开发整理项目设计变更管理暂行办法》的通知

河北省国土资源厅


河北省国土资源厅关于印发《河北省土地开发整理项目设计变更管理暂行办法》的通知


各设区市国土资源局,各县(市)国土资源局:

《河北省土地开发整理项目设计变更管理暂行办法》已经厅党组会议研究通过,现印发给你们,请遵照执行。




 二○○七年十月九日







河北省土地开发整理项目设计

变更管理暂行办法



第一条 为加强全省土地开发整理项目设计变更管理,规范设计变更程序,确保工程质量,控制工程投资,根据土地开发整理项目管理有关规定和设计规范要求,结合我省实际,制定本办法。

第二条 本办法适用于省国土资源厅批准实施的土地开发整理项目。

第三条 土地开发整理项目设计变更(以下简称设计变更)是对项目设计在批准之日起至竣工验收前所进行的修改、完善等活动。

第四条 设计变更应遵循以下原则:

(一)建设总规模、新增耕地不减少;

(二)优化设计方案;

(三)设计标准不降低;

(四)协商一致;

(五)实事求是、因地制宜;

(六)技术可行、经济合理。

第五条 项目设计一经批准,项目区位置、建设规模、新增耕地面积、预算总额不得变更。因故造成项目无法实施,建设规模、新增耕地不能完成设计任务的,项目申报单位提出申请,逐级报经省国土资源厅批准,取消项目实施,资金按原渠道返回。

第六条 项目承担单位应当严格按照规定权限、条件和程序报批项目设计变更;未经审查批准的设计变更不得实施;经批准的设计变更一般不得再次变更。

第七条 有下列情况之一的,项目承担单位可逐级报省国土资源厅批准变更设计:

(一)土地利用总体规划调整、文物、国家(省)重点工程建设或其他不可抗力因素造成项目设计调整的;

(二)项目设计与实地地形不符,导致项目无法施工的;

(三)项目土地平整工程、农田水利单体工程、道路工程、其他工程布局变更致使项目区总体规划布局方案发生变化的;

(四)项目设计不合理导致土地平整工程、农田水利单体工程、道路工程、其他工程工程量低于或高于原设计工程量10%的,以及各项工程设计变更投资低于或高于原预算投资5%的。

以上规定外的设计变更,由设区市国土资源局批准,报省国土资源厅备案。

第八条 项目所在地群众、勘察设计、施工及监理等单位均可提出项目设计变更建议,经协商达成一致后,由项目承担单位以书面形式提出项目设计变更申请;项目承担单位也可以直接提出项目设计变更的建议;

第九条 项目设计变更应当按照下列程序审批:

(一)项目承担单位向项目所在地县级国土资源管理部门提出变更申请,并按本办法规定要求组织变更材料,由县级国土资源管理部门逐级上报有批准权的国土资源管理部门。

(二)有批准权的国土资源管理部门负责组织有关专家对设计变更资料进行论证审查,情况属实、符合条件的予以批准。

(三)项目设计变更批准后,由项目承担单位及时组织项目实施,不得以变更为由拖延工期;项目竣工后,设计变更材料同原设计材料一同归档。

第十条 申请项目设计变更应提交以下材料:

(一)设计变更申请书。包括拟变更设计的工程名称、基本情况、原设计单位、设计变更的类别、变更的主要内容及初步方案、变更的主要理由等;

(二)提交项目所在地群众、原设计单位、项目承担单位、施工和监理等单位同意变更的证明资料;

(三)设计变更的勘察设计图纸及原设计相应图纸;

(四)工程量、投资变化对照清单和分项预算文件。

第十一条 因变更造成项目投资超出原批复预算的资金,由地方自筹解决;如项目存在结余资金,结余部分按原拨款渠道返回。

经批准的项目设计变更,其费用变化纳入决算;未经批准的设计变更,其费用变化不得纳入决算。

第十二条 设计变更的审批应当在20日内完成。无正当理由,超过审批时间未对设计变更文件的审查予以答复的,视为同意。

第十三条 设区市国土资源局批准的项目设计变更,于10日内将批准文件及相关变更资料报省国土资源厅备案。

第十四条 由于项目勘察设计、施工等有关单位的过失引起项目设计变更并造成损失的,有关单位应当承担相应的责任。

第十五条 项目承担单位应当加强对项目设计变更管理,妥善保存与设计变更相关的文件资料。

第十六条 项目承担单位有以下行为之一的,责令改正;情节严重的,暂停项目建设:

(一)不按照规定权限、条件和程序审查、报批项目设计变更文件的;

(二)未严格按照本办法规定程序执行或将项目设计变更肢解和规避审批的;

(三)未经审查批准或者审查不合格,擅自实施设计变更的。

第十七条 施工单位未按照批准的设计变更文件施工的,由项目承担单位责令改正;造成建设工程质量不符合规定的质量标准的,负责返工、修复,并赔偿因此造成的损失;情节严重的,按照国家有关规定追究责任。

第十八条 本办法自发布之日起施行。




关于印发《人身保险业务档案管理规范》的通知

中国保险监督管理委员会


关于印发《人身保险业务档案管理规范》的通知

保监发〔2007〕51号


各人身保险公司:

  《人身保险业务档案管理规范》(DA/T36-2007,以下简称《规范》)已经全国档案工作标准化技术委员会审查通过,并经国家档案局批准为推荐性行业标准,现予发布,自2007年7月1日起实施。现将有关要求通知如下:

  一、请各人身保险公司充分认识业务档案管理的重要性,认真遵照《规范》要求,指定专门机构,设置岗位,配备责任心强、有敬业精神,熟悉人身保险业务和档案工作的管理人员,加强业务档案管理工作。

  二、各人身保险公司必须建立健全业务档案的保密制度、归档制度、交接制度、库房管理制度、查(借)阅制度、鉴定销毁制度、统计制度等管理制度,以及档案工作人员岗位责任制、考核制度等,并严格执行。

  三、各人身保险公司应根据《规范》中《业务文件保管期限表》,结合本公司的实际情况,制定本公司的业务档案保管期限,保管期限不能低于《规范》要求。

                 二○○七年六月二十五日

  附件:人身保险业务档案管理规范

ICS 01.140.20
A 14
备案号:20848-2007
DA
中华人民共和国档案行业标准
DA/T 36—2007



人身保险业务档案管理规范
Specification of archives of life insurance business management





2007-06-06 发布 2007-07-01实施
国 家 档 案 局 发 布

前 言


本标准的附录A、附录B为规范性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位:中国保险监督管理委员会、中国人寿保险股份有限公司。
本标准主要起草人:李世玲、刘娜、周纲、汪静。

































人身保险业务档案管理规范

1 范围
本标准规定了人身保险业务文件归档、整理、保管、利用和过期销毁的要求和方法。
本标准适用于所有人身保险业务档案管理与利用。
2 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。
GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范
DA/T 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范
DA/T 22-2000 归档文件整理规则
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
3.1
人身保险业务文件 records of life insurance business
指人身保险公司在承保、保全、理赔及客户服务等业务处理及服务环节中直接形成的各种文字、图表、照片、声像等文件材料。
3.2
人身保险业务档案 archives of life insurance business
指具有保存价值的,经过鉴定、整理并归档的人身保险业务文件(3.1)
3.3
承保业务文件 underwriting records
指投保人向保险人提出投保要约直至缔结保险合同的过程中形成的文件。
3.4
保全业务文件 conservation records指人身保险公司为了维持人身保险合同的持续有效,根据保险合同条款约定及客户要求而提供的一系列保单服务过程中形成的文件。

3.5
理赔业务文件 claims records
指人身保险公司按照合同约定,承担保险责任、履行保险金给付义务的过程中形成的文件。
3.6
件 item
指归档业务文件的最小整理单位,一般以客户单次提交的业务申请及其相关的业务处理资料为一件。例如投保单及相关的投保资料可以为一件;投保补充资料可以为一件;保险合同送达回执书可以为一件;理赔申请书及相关的理赔申请资料可以为一件。
4 总则
4.1 人身保险公司应对本公司在业务工作中形成的各种文件材料做好分类、整理、归档、保管、定期鉴定及销毁工作,必须保证业务档案的安全、完整和准确。
4.2 人身保险公司对业务档案中记载的客户资料负有保密职责,严禁未经客户许可擅自对外泄露客户资料。
4.3 人身保险业务档案在采取纸质载体的同时,应辅助使用电子档案进行管理。归档业务文件同时存在相应的纸质及电子文件时,在内容、相关说明及描述上应保持一致。
5 管理机构和管理岗位职责
5.1 为保证人身保险业务档案管理工作正常运作,各人身保险公司应设立专门档案管理机构和岗位,配备熟悉人身保险业务和档案工作的专职管理人员。
5.2 人身保险公司对自身的业务档案可以采取自行管理、全部或部分委托具有相应档案管理资质的第三方管理的管理方式。
5.2.1 采取自行管理方式的,应集中到省级公司统一管理。
5.2.2 采取委托第三方管理方式的,应与第三方管理机构签订管理合同,明确有关要求,指定专门机构、专门人员负责监督该机构的运行。
5.3 档案管理机构和岗位的相关职责
5.3.1 按照国家有关法律、法规和公司有关规定制定符合本公司档案管理工作实际情况的档案管理实施细则。
5.3.2 按有关规定完成日常各类业务资料归档和保管等工作。档案管理人员要定期检查档案保管情况,对破损或变质的档案要及时采取措施进行抢救。
5.3.3按照规定开展档案的利用工作,为各项保险业务和管理工作服务。
5.3.4对于达到保管期限的业务档案应按档案鉴定销毁制度定期进行鉴定和销毁。
5.4 人身保险公司应建立和完善业务档案管理工作检查和考核制度。
6 业务文件的整理与归档
6.1 归档范围
6.1.1 投保人在投保过程中和人身保险公司在承保、合同保全、理赔及客户服务等业务处理及服务环节中直接形成的业务文件。(参见附录A 业务文件归档范围)
6.1.2 为保证业务档案的完整性,按照业务文件产生的业务环节,划定各类业务文件的归档范围。不论采取何种载体形式,在业务过程中产生的属于归档范围的业务文件,都应进行归档保管。
6.2 纸质业务文件整理与归档
6.2.1 各人身保险公司都必须建立健全业务文件归档制度,业务人员在业务处理完毕后,要按照各类业务文件的归档范围和排列顺序要求整理归档。
6.2.2 质量要求
归档纸质业务文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易蜕变的文件应予复制。整理归档纸制业务文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保管要求。
6.2.3 整理方法
6.2.3.1 装订
纸质业务文件的装订原则是以件为单位,一件一装订。可以采取线装、粘贴、连发卡式装订机或不锈钢钉装订的方法。
6.2.3.2 分类
纸质业务文件可以采用年度-业务环节(或机构)-保管期限等方法进行分类。分类方案一经确定应保持稳定。
6.2.3.3 排列
归档业务文件应在分类方案的最低一级类目内,按时间结合业务处理顺序等排列。
6.2.3.4 编目
归档业务文件应依据分类方案和排列顺序编制归档目录。归档业务文件应逐件编目。归档目录设置保险合同号、投保人、作业流水号、页数、备注等项目。
6.2.3.5 装具
6.2.3.5.1保存业务档案可以使用纸箱、档案盒及塑封等,装具规格不限,但应符合档案管理的要求,有利于档案的长期保管。
6.2.3.5.2 档案管理人员选取一定量装订好的待归档文件,按照归档目录顺序装入档案装具。装满一单位后,顺次装入下一单位。
6.2.3.5.3 档案装具应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置年度、保管期限、类别、盒号等必备项,并可设置起止件号、起止业务流水号、件数等选择项。
6.2.3.5.4 备考表置于装具内档案之后,项目包括装具内档案情况说明、整理人、检查人和日期。
6.3 电子文件整理与归档
6.3.1 人身保险公司在业务处理过程中通过对纸质业务文件采取扫描方式形成影像类电子文件。
6.3.2通过质检的影像类电子文件及其他属归档范围的业务处理电子文件应按照规定及时归档。6.3.3 人身保险业务电子文件可以采取逻辑归档和物理归档两种方式。
6.3.4 逻辑归档
6.3.4.1 进行逻辑归档时,在保证电子文件与其对应的纸质文件的归档内容保持一致的条件下,可不改变原存储方式和位置,而仅将电子文件的管理权限向档案部门移交。
6.3.4.2 逻辑归档的电子档案的载体可以为硬件存储设备等。
6.3.4.3 应对记载电子档案的硬件存储设备的信息进行异地备份,并建立灾难数据恢复机制。
6.3.4.4 采取电子档案逻辑归档方式的人身保险公司,应有便捷的电子档案查询系统。
6.3.5 物理归档
6.3.5.1 在进行物理归档时,应保证电子文件的归档内容与其对应的纸质文件的归档内容一致,并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上,定期向档案部门移交。
6.3.5.2 档案管理人员按照规定的项目对电子档案的真实性、完整性和有效性进行检验,确定密级、归档范围和划定保管期限,由主管人员签署审核意见后做好相关登记。
6.3.5.3 把带有归档标识的电子档案集中,拷贝至耐久性好的载体上,一式两套,一套供查阅使用,一套异地保存。对于加密电子档案,则在解密后再制作拷贝。
6.3.5.4 存储电子档案的载体或装具上应贴有标签,标签上注明载体序号、卷宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期、用于阅读电子档案的计算机程序或操作系统版本等,归档后的电子档案的载体设置成禁止写操作的状态。
6.3.5.5 对需要长期保存的电子档案,在每一个电子档案的载体中同时存有相应的机读目录。
7 业务档案的保管
7.1 保管期限
人身保险业务文件的保管期限必须划分准确,保管期限可分为保险合同终止之日起10年、保险合同终止之日起6年、档案形成之日起6年三类(参见附录二 业务文件保管期限表)。
7.2 保管要求
7.2.1 人身保险公司必须设置与本公司档案业务发展相适宜的档案库房。档案库房应符合抗震、防盗、防火、防高温、防水、防潮、防有害气体、防鼠、防尘、防虫、防霉、防强光等基本要求,保持适宜温湿度。
7.2.2 物理归档的电子档案应严格按照电子档案保管的相关规定执行,应直立存放于防尘、防垢、防变形的装具中,定期对档案进行抽样检查,如发现光盘、硬盘等存储设备出现损坏等问题,应及时抢救。
7.2.3 载有逻辑归档电子档案的存储设备应由信息技术部门进行维护管理。
7.3 档案管理人员调动岗位时应在离职前办理好档案库房和业务档案的交接手续。
8 业务档案的利用
8.1查、借阅业务档案应办理相关手续,严格遵守登记和审批制度。
8.2已经采取电子档案管理方式的,查阅档案时,应优先查阅电子档案,以保护档案原件。
8.3 借阅人员归还纸质业务档案后,档案管理人员应及时检查,确保业务档案为原件,如发现丢失、损坏、缺页等情况,应追究有关人员责任。
8.4 电子档案不对外提供借阅利用。内部查阅电子档案一般使用查阅盘或采取通过授权对电子档案管理系统查阅的方式。
9 业务档案的鉴定与销毁
9.1 人身保险公司应对超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作应由业务档案管理部门和有关业务部门组成鉴定小组,对超过保管期限的档案提出存毁意见。
9.2 对确定销毁的档案,要登记造册,经主管领导审查批准后予以销毁。
9.3 经核准销毁的纸质业务档案应送本行政区域保密部门指定的造纸厂进行销毁。
9.4 销毁电子档案的方式,包括销毁实体和销毁信息两种。实体销毁即焚毁或粉碎;信息销毁即对电子档案进行逻辑删除或改录信息。销毁已经物理归档的属于保密范围的电子档案应采用实体销毁方式。
9.5 销毁档案时,必须有两人监销,销毁人员及监销人员应在销毁清单上签字,严格防止业务档案遗失和泄密。销毁清单应按照销毁时间顺序永久保存备查。

附 录 A
(规范性附录)
业务文件归档范围


1 承保业务文件归档范围
1.1 核保审批类文件
1.2 投保单
1.3 团体保险保险单副本
1.4 团体保险被保险人清单
1.5 业务员报告书
1.6 首期收费凭证
1.7 体检报告类文件(包括但不限于病历)
1.8 各类问卷(包括但不限于健康告知书、补充告知书、财务资料及各类证明)
1.9 生存调查表或生存调查报告
1.10 保险公司保存的各类通知书、建议书及确认书
1.11 授权书类文件:如自动转账授权书、账户复印件、账户所有人身份证复印件
1.12 客户身份类文件,如投保人身份证复印件、被保险人身份证复印件
1.13 保险合同送达回执书
1.14 其他材料
2 保全业务文件归档范围
2.1 申请书类文件,如:保险合同变更申请书、解除合同申请书、生存保险金/利差/红利领取申请书、恢复合同效力申请书、保险关系转移申请书、借款申请书、保险合同补/换发申请书等。
2.2 保险合同原件(适用于根据业务处理规则需要收回保险合同原件的保全项目)
2.3 最近一期保险费收费凭证
2.4 客户身份类文件,如:投保人身份证复印件、被保险人身份证复印件、受益人身份证复印件、监护人身份证复印件、受托人身份证复印件等
2.5 授权书类文件,如:自动转账授权书、账户复印件、账户所有人身份证复印件
2.6 问卷类文件,如:补充告知问卷等
2.7 确认书类文件,如:投保单补充更正确认书、减额缴清确认书等
2.8 联系单类文件,如:保险关系转移联系单等
2.9 通知书类文件,如:保险关系转移通知书等
2.10 回执类文件,如:附加险续保通知书回执等
2.11 清单类文件,如:增/减人数清单等
2.12 证明类文件,如:单位证明等
2.13 领款凭证
2.14 批单(业务留存联)
2.15 其他材料
3 理赔业务文件归档范围
3.1 理赔申请书
3.2 理赔协议书
3.3 理赔委托书
3.4 理赔案件调查笔录
3.5 理赔计算书/理算报告
3.6 理赔案件调查报告
3.7 领款人身份及金额确认书
3.8 保险合同原件(适用于根据业务处理规则需要收回保险合同原件的理赔案件)
3.9 理赔案件抄单
3.10 文件交接凭证
3.11 各种证据材料及证明类文书
3.12 业务批单
3.13 客户身份类文件,如投保人身份证复印件、被保险人身份证复印件、受益人身份证复印件、监护人身份证复印件、受托人身份证复印件等
3.14 其他材料



附 录 B
(规范性附录)
业务文件保管期限表


序号 业务档案名称 纸质业务文件保管期限 电子业务文件保管期限 备注
一 承保业务文件类 按照归档文件进行分类
1 投保单 保险合同终止之日起10年 保险合同终止之日起10年
2 团体保险被保险人清单 保险合同终止之日起10年 保险合同终止之日起10年
3 体检报告 保险合同终止之日起10年 保险合同终止之日起10年
4 各类问卷 保险合同终止之日起10年 保险合同终止之日起10年
5 一年期及以下短期险承保业务留存凭证(如:航意险、旅游意外险等的承保业务留存凭证) 保险合同终止之日起6年 保险合同终止之日起10年
6 其他材料 保险合同终止之日起6年 保险合同终止之日起10年
二 保全业务文件类 按照保全项目进行分类
1 职业变更 保险合同终止之日起6年 保险合同终止之日起10年
2 投保人变更 保险合同终止之日起6年 保险合同终止之日起10年
3 受益人变更 保险合同终止之日起6年 保险合同终止之日起10年
4 合同效力恢复 保险合同终止之日起6年 保险合同终止之日起10年
5 权益转换 保险合同终止之日起6年 保险合同终止之日起10年
6 保险合同补/换发 保险合同终止之日起6年 保险合同终止之日起10年
7 保险合同代服务 保险合同终止之日起6年 保险合同终止之日起10年
8 保险关系转入 保险合同终止之日起6年 保险合同终止之日起10年
9 领取方式/年龄变更 保险合同终止之日起6年 保险合同终止之日起10年
10 减额缴清 保险合同终止之日起6年 保险合同终止之日起10年
11 补充告知 保险合同终止之日起6年 保险合同终止之日起10年
12 投保要约确认 保险合同终止之日起6年 保险合同终止之日起10年
13 付款方式/授权账户变更或撤销 保险合同终止之日起6年 保险合同终止之日起10年
14 保额增加权益 保险合同终止之日起6年 保险合同终止之日起10年
15 生存金转保 保险合同终止之日起6年 保险合同终止之日起10年
16 增/减人数 保险合同终止之日起6年 保险合同终止之日起6年
17 减少保额 保险合同终止之日起6年 保险合同终止之日起6年
18 解除保险合同 保险合同终止之日起6年 保险合同终止之日起6年
19 性别、出生日期、证件类别、证件号码错误更正 保险合同终止之日起6年 保险合同终止之日起6年
20 保险合同的质押 保险合同终止之日起6年 保险合同终止之日起6年

21 汇交保险合同与个人保险合同的转换 保险合同终止之日起6年 保险合同终止之日起6年
22 红利/利差领取方式的变更 档案形成之日起6年 档案形成之日起6年
23 垫交 档案形成之日起6年 档案形成之日起6年 包括取消垫交、申请垫交和垫交还款
24 出国告知 档案形成之日起6年 档案形成之日起6年
25 保险关系转出 档案形成之日起6年 档案形成之日起6年
26 新增附加险 档案形成之日起6年 档案形成之日起6年
27 附加险续保 档案形成之日起6年 档案形成之日起6年
28 地址/住址变更 档案形成之日起6年 档案形成之日起6年
29 文字错误更正 档案形成之日起6年 档案形成之日起6年
30 保单借款/还款 档案形成之日起6年 档案形成之日起6年
31 交费方式变更 档案形成之日起6年 档案形成之日起6年
32 生存领取 档案形成之日起6年 档案形成之日起6年 包括满期、利差、红利领取
33 犹豫期解除合同 档案形成之日起6年 档案形成之日起6年
34 附加险加保、附加险减保 档案形成之日起6年 档案形成之日起6年
35 附加险终止续保 档案形成之日起6年 档案形成之日起6年
36 年金领取 档案形成之日起6年 档案形成之日起6年
37 其他材料 档案形成之日起6年 档案形成之日起6年
三 理赔业务文件类 按照归档文件进行分类
1 理赔申请书 保险合同终止之日起6年 保险合同终止之日起10年
2 理赔协议书 保险合同终止之日起6年 保险合同终止之日起10年
3 理赔委托书 保险合同终止之日起6年 保险合同终止之日起10年
4 理赔案件调查笔录 保险合同终止之日起6年 保险合同终止之日起10年
5 理赔计算书/理算报告 保险合同终止之日起6年 保险合同终止之日起10年
6 理赔案件调查报告 保险合同终止之日起6年 保险合同终止之日起10年
7 领款人身份及金额确认书 保险合同终止之日起6年 保险合同终止之日起10年
8 各种证据材料及证明类文书 保险合同终止之日起6年 保险合同终止之日起10年
9 其他材料 保险合同终止之日起6年 保险合同终止之日起10年